Hoe vertel ik mijn teamgenoot om te stoppen met het beantwoorden van e-mails die niet aan hem zijn gericht?

Aangezien je zeker weet dat dit niet een of ander geautomatiseerd out-of-office bericht script is, zou je waarschijnlijk met de persoon in kwestie moeten praten. Zeg het niet zoals je je erdoor ergert (ook al ben je dat) omdat dat onbedoeld beledigend kan overkomen.

Ik stel zoiets voor, alleen gericht aan de dev zelf en hem:

Ik waardeer uw inspanning om mij te informeren over de afwezigheden, maar ik ben me ervan bewust dat niemand op dit moment aanwezig is en ik verwacht geen onmiddellijk antwoord. Ik verstuur deze e-mails op deze tijden vanwege tijdzoneverschillen, en een antwoord zodra X weer op kantoor is is volkomen acceptabel.

Ga er voor de toekomst van uit dat ik de bedrijfstijden van X’s kantoor ken.

Belangrijke punten om op te letten:

• Informatief
• Niet beschuldigend
• Waarderend voor wat ze als een oprechte inspanning zouden kunnen overkomen

Uw doel is om de ontwikkelaar te laten beseffen dat zijn tijd beter benut kan worden, niet om hem een slecht gevoel te geven dat hij probeert te helpen (ik neem aan dat hij hier probeert te helpen en u zou dat ook moeten doen - geen reden om kwade trouw aan te nemen zonder enige neiging dat kwade trouw in het spel is)

Is het mogelijk dat uw klant een of andere gekke zaak heeft opgezet waarbij ze waarschuwingen krijgen voor hun werk-e-mails tijdens niet-werkuren? Of is het mogelijk dat dit specifieke apparaat “wachtdienst” is voor noodsituaties en dus waarschuwingen krijgt voor e-mailberichten op het werk tijdens niet-werkuren? Als dat het geval is, zou ik kunnen zien hoe het hem zou storen. Anders is zijn gedrag op zijn best verwarrend.

Om te bepalen wat er aan de hand is, is het waarschijnlijk het beste om een specifiek bericht te sturen naar de dev die op je reageert. Bijvoorbeeld, zoiets als dit:

Hi Dev,

Ik heb gemerkt dat je reageert op de e-mails die ik naar X heb gestuurd buiten de werkuren van X. Gezien het tijdzoneverschil ben ik me ervan bewust dat X niet beschikbaar zal zijn om te reageren wanneer de e-mails worden verzonden, dus ik had niet verwacht dat er onmiddellijk een antwoord zou komen. Ik stuurde de e-mails gewoon tijdens mijn eigen werkuren en verwachtte niet dat X zou reageren tot hun werkuren beginnen.

Is het ontvangen van e-mails op dit adres storend voor u buiten de werkuren? Zo ja, is er een ander adres dat ik kan gebruiken om u niet te storen of moet ik e-mails inplannen om ze pas aan het begin van uw werkdag te versturen?

Bedankt, U

Op deze manier kunt u:

• Zorg ervoor dat dev zich ervan bewust is dat u geen antwoorden verwacht buiten de werkuren en dat zijn antwoorden voor X op het werk niet nodig zijn voor het geval hij ze denkt te hebben.

• Beschuldig dev niet van opzettelijk vervelend gedrag.

• Zoek uit of je e-mails onbedoeld irritant zijn voor dev (zoals waarschuwingen voor een account dat dev buiten werktijd moet monitoren) en, zo ja, hoe je een compromis kunt vinden dat voor jullie beiden werkt.

Dit adres adresseert niet de oorzaak van de e-mails, maar als een workaround kunt u een e-mail scheduler gebruiken zoals Boomerang voor Gmail . Dit zou u in staat stellen om alleen e-mails te versturen tijdens hun werkuren (hoewel het dan de klant in verwarring zou kunnen brengen door hem de indruk te geven dat u in dezelfde tijd werkt als zij).

Ik werk vaak over grote (10+ uur) tijdzoneverschillen en kreeg in het verleden te horen dat ik geen e-mails mocht versturen op bepaalde tijden, dus ik zocht naar software zodat ik de e-mail kon “versturen”, maar het versturen zou worden uitgesteld tot de geplande tijd.

EDIT Waarom zou je planningsoftware gebruiken in plaats van direct met de persoon

te werken, omdat je nieuw bent in het project, weet je zeker dat dit niet alleen de manier is waarop het project wordt uitgevoerd? Je zegt dat je je ergert aan de e-mails, maar ik zou me ergeren als ik de klant was en ik de dingen op een bepaalde manier had geregeld en dan kwam er een nieuwe aannemer binnen die andere mensen begon te vertellen wat ze moesten doen.

Dus zoals je al zei, je hebt de mogelijkheid om je eigen gevoel van ergernis te overwinnen of te proberen een tactvolle e-mail te schrijven om erachter te komen wat er gebeurt. In mijn eigen leven heb ik ontdekt dat als er iets is wat ik zelf kan doen om het probleem op te lossen (mijn e-mails op een ander tijdstip inplannen), dat makkelijker is dan andere mensen die misschien al werken op de manier die ze willen.

Als je een e-mail zou schrijven, zou ik de persoon niet vertellen dat hij of zij moet stoppen met het beantwoorden van je e-mails, zoals sommige andere antwoorden suggereren (het is niet jouw taak om anderen te vertellen hoe ze hun werk moeten doen, tenzij jij de projectleider bent); in plaats daarvan zou ik me verontschuldigen voor het versturen van e-mails buiten werktijd en vragen of ze liever hebben dat je alleen e-mails verstuurt tijdens hun werkuren…. Maar goed, aangezien de persoon buiten werktijd naar u antwoordt dat u “buiten werktijd een e-mail hebt gestuurd, dus wacht even”, denk ik dat het veilig is om aan te nemen dat ze geen e-mails buiten werktijd willen, daarom zou ik met Boomerang of een vergelijkbare oplossing gaan.

U kunt dit gedrag misschien niet voorkomen, want het zou wel eens het gevolg kunnen zijn van een ongezonde kantoorcultuur bij de klanten. Zoals u zegt, werkt u aanzienlijk buiten de gebruikelijke werktijden, maar krijgt u reacties van iemand die betrokken is bij de keten.

De kern van de boodschap die u krijgt is “ Ik ben ook aan het werk”. Dit is een verklaring aan iemand anders die ook die e-mail krijgt dat deze persoon aan het werk is wanneer hij/zij iets persoonlijks zou kunnen doen. In feite is deze persoon bezig met competitieve werktijden.

Helaas is deze e-mail niet echt op jou gericht, maar in werkelijkheid op iemand anders, dus het kan moeilijk te voorkomen zijn.

De meest effectieve manier zou waarschijnlijk zijn om dit direct aan je teamgenoot te vertellen. Zoals de oplossing met veel problemen: wees er duidelijk over en praat erover.

Tot nu toe is wat je geprobeerd hebt, het omzeilen van de bush, in de hoop ze niet te activeren, maar het lijkt niet te werken.

Dus de volgende keer dat je zo'n antwoord krijgt, kun je beleefd reageren door te zeggen dat je je ervan bewust bent, dat je het op dat moment stuurt vanwege je werkuren, en (het belangrijkste) dat het niet dringend is, zodat het kan wachten tot de ochtend.

Als alternatief, wat hun reden om te antwoorden zou wegnemen, zou je ook je e-mail kunnen beginnen met een bericht dat je weet dat ze op dat moment niet in functie zijn, en dat je niet onmiddellijk een antwoord nodig hebt. Dat zou het bericht moeten overbrengen aan je teamgenoot, maar het zou er misschien raar uitzien voor de eigenlijke ontvanger.

Dat gebeurt de hele tijd als teams over de hele wereld verspreid zijn. Persoonlijk gebruik ik twee functies om ervoor te zorgen dat ik niet midden in de nacht iemand stoor.

Outlook’s Delayed Delivery optie. Nadeel is dat je apparaat de hele tijd aan moet staan om de levering te laten plaatsvinden. Niet altijd het geval met laptops en mobiele gebruikers.

Boomerang voor Gmail. Het is een betaalde oplossing op basis van een abonnement waarmee u een e-mail kunt opstellen en op de geplande datum en tijd kunt afleveren. Het werkt offline, dus het lost de keerzijde van Outlook’s Delayed Delivery op.

U gebruikt misschien een andere e-mailprovider, dus zoek naar iets dat er compatibel mee is. Houd ook rekening met de implicatie dat sommige gebruikers de e-mail thread hebben bijgewerkt voordat uw e-mail wordt afgeleverd en dat deze tegen die tijd verouderd kan zijn.

Bewerk 1:

Ik ga ervan uit dat er slechts twee tijdzones in het spel zijn. We maken deel uit van teams waar twee of meer tijdzones betrokken zijn, en maken er een punt van om de tijdzones met de andere leden te bespreken. Als er periodieke conferentiegesprekken zijn, stel ik voor dat u dit met alle stake holders bespreekt. Dit helpt vooral als er meer dan twee tijdzones betrokken zijn. Conference calls zijn de beste plaats om dit te bespreken, omdat iedereen die betrokken is bij het project zich bewust wordt van de instructies die u krijgt.

Weinig van de adviezen zijn om standvastig te zijn en om te reageren dat u zich bewust bent van het feit. Ik ben het gedeeltelijk eens met het advies, maar probeer het niet in hun gezicht te wrijven. Vraag liever een suggestie en markeer iedereen die te vroeg heeft gereageerd op iets op de volgende regels :

Hoi, ik ben op de hoogte van de tijdzone van de klant. Kunt u mij adviseren wat het beste moment is om de klant te bereiken?

De reden om advies te vragen is het feit dat u de laatste nieuwkomer in het project bent, en projecten die eenmaal gestart zijn, bouwen snel hun eigen subcultuur op. Daarom zal een deel van de subcultuur helpen in plaats van iemand sterk te maken voor het beantwoorden van uw e-mails.

Het advies zal zijn om te antwoorden in uw tijdzone of om de tijdzone van de klant te eren. Indien later, gebruik dan een e-mail scheduler zoals beschreven in het begin. Indien later, geniet van uw nieuw gevonden vrijheid :)

Bewerk 2:

Een subcultuurvoorbeeld :

• Mensen die gemarkeerd zijn in CC ontvangen geen waarschuwingen tijdens hun vrije tijd.
• E-mails worden ingepland volgens de tijdzone van de ontvangers in TO
• Indien meerdere ontvangers met meerdere tijdzones, worden e-mails ingepland met prioriteit naar de ontvanger met de vroegste tijdzone.