Hoe zeg ik beleefd tegen mijn collega dat hij het werk zelf kan doen?

Hi B, jouw team heeft genoeg html vaardigheden om deze objecten te bewerken, dus geef deze taak aan iemand van jouw team.

Hoewel de intenties van je e-mail goed zijn, is het misschien een beetje te direct, en mist het wat context.

Als ik zo'n bericht had geschreven, zou ik erop hebben gewezen dat:

• Ik heb mijn eigen, andere werk te doen. Misschien iets als ‘Ik ben nu bezig iets magisch voor team C te implementeren’.
  
• Benadruk dat je wel wilt helpen, maar dat je echt niet de tijd kunt vrijmaken om alles voor hen te doen. Dus, in plaats van te zeggen ‘je kunt dit zelf doen’, benadruk je dat je A en B voor hen hebt opgelost en dat je gelooft dat ze nu zelf X en Y kunnen doen.
  

Ik heb er ook geen belang bij om dit te doen.

Laat dit niet in je e-mails zien. Dat is waarschijnlijk het deel dat mensen snobistisch noemen. Je boodschap moet overkomen dat je die taken niet kunt doen vanwege de tijd, niet dat je ze niet wilt doen omdat het oninteressant is.

Ik denk dat een ander probleem is dat je niet officieel bij team C bent ingedeeld. Wijs dit aan je manager. Zeg dat je werk voor team C in gevaar dreigt te komen omdat team B je vraagt dingen te doen die ze zelf kunnen doen. Leg het gewoon uit zoals je hier deed, dat ze je een lijst sturen waarvan maar een of twee taken echt je hulp nodig hebben, maar dat ze verwachten dat je alles doet.

Alleen als je manager het weet , en team B blijft meer van je tijd vragen dan nodig is, kun je ook de passief-agressieve aanpak kiezen van cc-ing je manager op de beleefde e-mails. Dit is een bewijs voor je manager hoe vaak dit gebeurt en kan hem uitdagen om een gesprek aan te gaan met de manager van team B. Het zal team B ook laten zien dat je serieus bent over het feit dat je niet de tijd hebt om hen met elk klein dingetje te helpen.

Allereerst is het belangrijk op te merken dat de communicatie voor team B/jezelf op een dieptepunt lijkt te staan. Alleen al het ontvangen van een takenlijst zonder voorafgaande bespreking, heeft de stap al gemist waarbij ze hun behoeften met u bespreken en het eens worden over welke taken u kunt nemen/wat ze zelf kunnen bereiken. Dit is een langetermijnkwestie waarnaar moet worden gekeken - omdat het veel van de problemen hier zal wegnemen.

Het probleem dat Team B waarschijnlijk met je e-mail heeft, is dat het zich onttrekt aan de verantwoordelijkheid voor de taken - en het klinkt alsof je niet bereid bent een bijdrage te leveren buiten de exacte specificatie van je rol. Bovendien suggereert het feit dat ze zeggen dat ze de vaardigheden al hebben dat ze dit uit luiheid doen. Het is waarschijnlijk dat ze het doen omdat ze het zien als een gebied waar jij nog verantwoordelijkheid voor hebt.

Hoewel je niet moet beginnen hun werk aan te nemen om hen tevreden te stellen - het heeft duidelijk invloed op jouw vermogen om je hoofdverantwoordelijkheden uit te voeren - moet je werken aan een overdrachtsproces om hen op snelheid te brengen.

Ik raad je aan om terug te antwoorden met een specificatie van wat er nodig is voor elke taak die ze je hebben gegeven (zoals gebruikelijk zou moeten zijn bij het schatten van de tijd die daarvoor nodig is). Voor de taken waar u het niet mee eens bent, moet u suggereren dat het zinvoller voor hen is om de verantwoordelijkheid op zich te nemen - maar dat u er zult zijn om hen daarbij te helpen.

Bijvoorbeeld:

Wat [Taak] betreft, denk ik dat het mogelijk moet zijn om dit te bereiken met de bestaande functies in [Systeem]. Ik ben meer dan blij om te komen helpen, maar in de toekomst denk ik dat deze veranderingen gemakkelijker direct van uw kant te maken zullen zijn. Als je wilt dat ik je laat zien hoe je dit moet doen, of als je er vragen over hebt - laat het me weten, dan kunnen we wat tijd vrijmaken om hier samen aan te werken.

Het belangrijkste is dat je ze niet aan hun lot overlaat, maar ook dat je de taak niet als een langdurige verplichting op je neemt. Het doel is om deze taken over te dragen aan Team B, hen daarbij te steunen en te laten zien dat je weliswaar om hen geeft, maar dat het voor hen ook gemakkelijker zal zijn als zij de veranderingen direct kunnen doorvoeren.

(Opmerking: de meeste mensen geven er de voorkeur aan om het werk zelf te kunnen doen; het komt zelden voor dat mensen taken sturen omdat ze het gewoon niet willen doen).

Dit is waar managers voor zijn. Dit is hun job.

Als er een taak is waarvan je denkt dat die niet op je lijst thuishoort, praat dan met je manager. Alleen je eigen manager. Doe wat je eigen manager je zegt. Hij is de enige die je prioriteiten kan stellen.

Om je managers tijd niet te verspillen, praat over types van taken in plaats van specifieke taken. Wees ook bereid om vragen te beantwoorden over hoeveel tijd je aan deze taken besteedt.

Het is mogelijk dat je manager zegt “Doe het gewoon”, in dat geval doe je dat. Of hij kan zeggen: “Doe het niet”, in dat geval doe je het niet.

Wat andere managers of werknemers denken is niet relevant. Zeg gewoon “Volgens [Mijn manager] is dat niet mijn taak. Praat met hen.” Herhaal “Praat met hen, niet met mij” zo vaak als nodig is.

Ik denk dat het probleem is dat je antwoord te ‘persoonlijk’ is.

Wanneer je zegt….

“jouw team heeft genoeg html vaardigheden om deze objecten te bewerken, dus wijs deze taak alsjeblieft toe aan iemand in jouw team.”

…. klinkt het alsof je het werk beneden je stand vindt, en dat zij het maar moeten doen omdat ze het kunnen. Als je erover nadenkt, de CEO van een fortune 500 bedrijf kan het vuilnis buiten zetten, maar hij hoeft het niet te doen. Dit antwoord stuit op tegenspraak omdat het lijkt alsof het gaat om wat jij persoonlijk niet wilt doen.

Als de taak zeker niet de verantwoordelijkheid van je team is, probeer dan in plaats daarvan iets als:

Sorry, deze taak valt niet binnen de opdracht van dit team.

Daar kunnen ze redelijkerwijs niets tegenin brengen. Je zegt niet dat je het niet wilt doen, je zegt dat het bedrijf niet verwacht dat je het doet.

Voor alle duidelijkheid, ik suggereer niet dat je altijd afstandelijk of onpersoonlijk moet zijn, alleen in gevallen als deze waar een zakelijk antwoord de vraag voor eens en voor altijd beantwoordt zonder enige ruimte voor kritiek te geven.

Eerst en vooral moet u met uw manager en die van uw team afspreken wie officieel verantwoordelijk is voor de eenvoudigere taken. En indien mogelijk communiceer je dit naar beide teams.

Op dit moment is het duidelijk dat de dingen die team B niet kan doen, door team A gedaan moeten worden (of door wie het eigenlijk KAN doen). Maar het lijkt erop dat het niet voor iedereen duidelijk is wie de makkelijkere dingen moet doen. Natuurlijk KUNNEN ze het doen, maar waarom zouden ze?

Als jullie allebei te horen krijgen dat team B het moet doen, kun je er vanaf dat moment gewoon op wijzen dat het hun verantwoordelijkheid is en dat je het zou “waarderen” als zij zich ook aan die afspraak zouden houden.

Als het verzoek genegeerd wordt en je zelf moet uitzoeken wie wat moet doen, wordt het een beetje lastiger. Dan zou je iets kunnen zeggen als:

Hoi B,

Het spijt me, maar nu ik in team C zit (weten ze dat?) heb ik een hoop ander werk te doen dat voor mij voorrang heeft. Sinds ik zag dat je niet in staat bent om x te doen heb ik geprobeerd om daar wat tijd voor vrij te maken maar ik heb echt niet de tijd om alle andere items op die lijst af te handelen. Ik hoop dat je iemand in team A vindt die wat tijd kan vrijmaken om de rest te doen.

Met vriendelijke groet,

Het is niet nodig om expliciet te zeggen dat ze de rest “kunnen” doen. Dit is al impliciet door te zeggen dat je x hebt gedaan omdat zij dat deel niet kunnen doen. Het maakt ook duidelijk dat als zij het toch op jou willen afschuiven, zij jou er op de een of andere manier van moeten overtuigen dat het voorrang moet krijgen, waarna jij het naar jouw/hun manager kunt doorverwijzen om interne geschillen te voorkomen.

Na de vervolgvragen in het commentaargedeelte van de vraag voor verduidelijkingen:

• U bent “gemachtigd” een “paar uur” per week tussen “Uw” manager en “Hun” manager
• Taken A,B in de lijst vallen binnen het toegewezen tijdsbestek (zoals de vorige runs zijn verlopen)…
  
• Taken C,D,..,Z in de lijst vallen NIET binnen het toegewezen tijdsbestek.
• Deze lijst en taken zijn in project Amal…
• Je hebt deliverables met je toegewezen tijd in project Breadbasket en project Cornucopia.

De sleutel tot je antwoord zit in de bijgevoegde informatie hierboven.

Dank je voor het vragen om mijn assistentie in Project Amal. Ik ben altijd meer dan blij om te helpen.

Als zodanig zal ik aan taken A & B werken, zodat jij en je team verder kunnen gaan met taken C tot en met Z.

Hoe graag ik ook zou willen helpen met C tot en met Z, mijn huidige schema - zoals geregeld door Manager John en Manager Jane - geeft me niet de bandbreedte. De projecten Broodmand en Cornucopia zijn mijn prioriteiten nadat taak A & B zijn voltooid.

Als ze terugkomen met verdere vragen over “Waarom kun je C tot en met Z niet doen?” is het antwoord simpel:

Helaas kan ik op dit moment niet helpen met dat verzoek. Mijn manager John heeft me deze week toestemming gegeven om 2 uur aan project Amal te besteden in overleg met jouw manager Jane. Als er nog meer tijd aan Amal wordt besteed, heeft dat invloed op het tijdschema van Breakbasket en Cornucopia.

Als u hier niet gelukkig mee bent, kunt u onze managers samen een schema laten opstellen dat beter aan de behoeften van het bedrijf voldoet.

Persoonlijk zou ik er geen problemen mee hebben om openhartiger te zijn (ik zal mijn toegewezen tijd overschrijden met die extra taken en John zal meer tijd moeten goedkeuren.) maar soms moet je om het onderwerp heen dansen om geen gevoeligheden te kwetsen.

Zijdelingse opmerking/discussiepunten :

Ik zou het niet erg vinden om te zeggen “Daar ben ik te goed voor” - in niet die exacte woorden.

Ik ben een programmeur die $x/uur betaald krijgt. Andere taken in het bedrijf worden gedaan door mensen die ½ tot 1/3 van dat tarief betaald krijgen - of minder.

Kan ik HTML en CSS met de hand coderen, printerproblemen oplossen, problemen met virussen oplossen, enz? Natuurlijk (niet alle programmeurs kunnen dat, let wel)… maar ik ben volledig belast en heb deadlines. Het bedrijf kan ook een fractie betalen van wat ik kost om html en printers te repareren. Ze hebben ook junior programmeurs die om dezelfde redenen minder betaald krijgen.

Ik ben niet “te goed” om het te doen… maar ik ben elders waardevoller.

Er is een dunne lijn tussen die twee uitspraken.

Bij mijn vorige baan was ik meer dan bereid om printers te repareren en kapotte computers te debuggen als onze PC-technicus ontslagen werd… maar daardoor raakte ik achterop bij onze andere ontwikkelaars - waardoor ik op de lange duur minder waardevol werd - en het had elders invloed op al onze te leveren prestaties.

Je kunt de lagere taken “slum it” als dat nodig is. Je kunt ook zeggen “Dat is een slechte investering van bedrijfsmiddelen”. Er zijn goede momenten voor beide uitspraken.

Persoonlijk? Ik zou deze punten aan het management voorleggen (ik heb 10 jaar ervaring en krijg x betaald… zou je niet liever hebben dat de afgestudeerde die x/3 betaald krijgt die taken op zich neemt?)

Het is aan hen om te beslissen of je daar de moeite waard bent of niet.

In mijn eigen bedrijf zou ik gewoon zeggen dat zij de mogelijkheid hebben om dit zelf te doen, en dat ik beschikbaar ben om hen te laten zien hoe het moet als zij de stappen niet kennen.

Over het algemeen is dat genoeg. Je hoeft niet te zeggen dat je het te druk hebt. Ze zouden het moeten snappen. Als ze terugdeinzen, zeg je gewoon dat de functie zo ontworpen is dat ze hem zelf kunnen bewerken. Daaruit volgt dat ze het zelf kunnen en moeten bewerken. Geef de taak niet aan anderen, en vooral niet aan jou, tenzij je leidinggevende het goedkeurt.

Ik zou zoiets schrijven als:

Hoi A,

Ik geloof dat B,C,D en E door jouw team kunnen worden beheerd. De hulpmiddelen moeten beschikbaar zijn en eenvoudig te gebruiken. Als je er niet mee vertrouwd bent, kan ik later vandaag langskomen en je team tonen hoe ze te gebruiken. Ik zal zo snel mogelijk aan F werken, aangezien die niet door de beschikbare toolset wordt gedekt.

Met vriendelijke groet, G

Gewoon heel aardig en blij kwetteren dat je meer dan blij bent om hen te helpen!

Maar, (je trekt nu een droevig gezicht dat een Academy Award waardig is) je hebt een aantal dingen die gedaan moeten worden (je bent niet verplicht te vertellen wat het is dat gedaan moet worden, tenzij het (natuurlijk) je manager is).

Blijf treurig kijken tot ze je hok uitlopen, gooi hun dossier dan op je (geheime) afkeuringsstapel en laat het daar liggen tot het gaat rotten… je managers spreken tenslotte nauwelijks met elkaar, en je manager zal je waarschijnlijk een promotie geven omdat jij zijn/haar prioriteiten tot jouw prioriteiten hebt gemaakt.

Als ze in je cel komen schreeuwen dat ze hun deadline gemist hebben omdat jij ze niet geholpen hebt “hun verheven doelen te bereiken.” Je zet je Academy Award radeloosheid act op, en vertelt hen dat je overspoeld bent met werk, en dat je de volgende keer beter je best zult doen (niet!).

Na een tijdje krijg je de reputatie van iemand met hoge idealen, die het goed bedoelt (bijna klaar voor het heiligdom), maar het gewoon te druk heeft om iemand te helpen. >:)