Hoe schrijf je tactvol dat iemands antwoord niet echt antwoord geeft op je vraag?

Bij communicatie zijn twee mensen betrokken. In plaats van een verklaring af te leggen over de ander, maak je een verklaring over jezelf. Bijvoorbeeld:

Het lijkt erop dat ik niet duidelijk genoeg was, sorry. Mijn vraag is: (eenvoudigste herformulering die je kunt bedenken). Weet je / heb je die info / kun je helpen?

Mijn werk brengt veel schriftelijke communicatie met zich mee. Zelfs als ik vermoed dat de ander ontwijkend bezig is (niet in de war is), krijg ik betere resultaten als ik deze aanpak gebruik en niets zeg dat klinkt als een beschuldiging. Trouwens, het kan waar zijn – we denken altijd dat we duidelijk zijn en we gaan ervan uit dat de ander het perfect begrijpt, maar dat is niet altijd het geval. (Zie De Illusie van Transparantie voor onderzoeksdetails.) Geef het voordeel van de twijfel, of geef op zijn minst de schijn van het geven van het voordeel van de twijfel.

Monica’s suggesties zijn allemaal erg goed, maar je zou ook kunnen overwegen om je antwoord als volgt te formuleren:

Het spijt me, maar ik weet niet of ik het helemaal begrijp. (en dan je vraag anders formuleren)

Door het zo te formuleren, vermijd je de beschuldigende toon van je oorspronkelijke vraag (“Je antwoord was niet goed genoeg”), en vermijd je ook een vernederende connotatie (“Je hebt mijn vraag duidelijk niet begrepen, dus zal ik hem eenvoudiger voor je herformuleren”). Door de vraag op deze manier te formuleren, geef je jezelf de schuld van het misverstand en geef je de andere persoon de kans om meer details te geven.

Ah, dank je voor de uitleg van het verband tussen A en Z!

Kunt u alstublieft ook Q uitleggen? Om het belangrijkste punt uit mijn eerdere (nogal lange) e-mail nog eens te herhalen:

Hoe integreert Q zich precies met Z om X te krijgen? En hoeveel P kan ik van Q verwachten als gevolg van Z?

Er is niets mis mee om je vraag gewoon te herhalen. Zorg er alleen voor dat je de informatie erkent die ze je gegeven hebben,** zelfs als het niet was wat je wilde.

Erkenning is de sleutel. Als je eerst erkent, zullen ze niet boos of beledigd zijn.

Zelfs als je geen touw kunt vastknopen aan het antwoord, kun je toch erkennen dat ze hebben gereageerd. Bijvoorbeeld:

Hoi B,

Bedankt voor je snelle reactie. Het spijt me, maar ik begrijp niet goed wat je me vertelt over F. Staat dat op een of andere manier in verband met Q?

Wat ik zou willen weten is hoe Q werkt. Meer precies is mijn vraag:

Hoe integreert Q precies met Z om X te krijgen? En hoeveel P kan ik van Q verwachten als gevolg van Z?

Herhaal de vraag gewoon beleefd. Het werkt eigenlijk beter als je de exacte vraag herhaalt dan iets anders, op voorwaarde natuurlijk dat je je vraag in de eerste plaats duidelijk en beknopt formuleert.

(Ik weet dat dit een ongebruikelijke suggestie is om de exacte vraag te herhalen in plaats van hem te veranderen; alles wat ik te zeggen heb is: probeer het. U zult waarschijnlijk verrast zijn. Het lijkt misschien contra-intuïtief, maar ik heb de resultaten zorgvuldig geobserveerd en ik spreek uit ervaring, niet uit intuïtie).

Merk op dat ik hier een beetje gis, aangezien dit antwoord niet specifiek ingaat op de unitedkingdom context. Verder ga ik uit van een situatie waarin zowel de vrager als de vragensteller elkaar enigszins niet tegenwerken - d.w.z. de vrager heeft er op zijn minst zijdelings belang bij de vrager te helpen, in plaats van de kwestie gewoon uit de weg te ruimen.

Hoe schrijf je tactvol dat iemands antwoord niet echt een antwoord op je vraag is?

Dat doe je niet.

Je doel is om een antwoord op je vraag te krijgen. Het is niet om de beantwoorder ergens van te beschuldigen.

Je stelt gewoon een nieuwe vraag, maar je formuleert de vraag anders. Voor de vraagsteller maakt het niet uit of je vanuit jouw standpunt de oorspronkelijke vraag herhaalt. In de meeste contexten is het volkomen aanvaardbaar dat je de vraagsteller het gevoel geeft dat je een van de volgende dingen aan het doen bent:

• Een nieuwe, vervolgvraag stellen.
• Expliciet vragen naar een speciaal geval dat in de oorspronkelijke vraag en antwoord niet aan bod is gekomen.
• Kritisch commentaar geven op het antwoord en eventueel wijzen op een feitelijke fout die een herzien antwoord vereist.

Als de vraagsteller zich realiseert dat je eigenlijk alleen maar de vraag in andere woorden herhaalt - prima. Ze zullen blij zijn dat je er geen punt van hebt gemaakt (wat, zou ik zeggen, wel telt als tactvol gedrag). Als ze dat niet doen - net zo goed. Ze zullen zich niet in verlegenheid gebracht voelen, en de volgende keer misschien toch een passender antwoord geven, voor het geval ze zich dan pas realiseren hoe gedetailleerd/omvattend bepaalde aspecten/enz. verwacht worden als u vragen stelt.

De huidige antwoorden bestrijken een aantal verschillende nuttige benaderingen. Welke je kiest hangt af van de context, en het gewenste resultaat.

Bedankt voor de informatie over [het verkeerde onderwerp]. Het is een goede referentie voor [algemene bedrijfsinformatie/ aanpak van een of ander probleem of iets dergelijks]

[Herhaal uw vraag] Ik wilde informatie over [het juiste onderwerp]. Geef een voorbeeld van het soort informatie dat je zoekt] Misschien gebruik ik niet de juiste term. Misschien zou [juiste synoniem 1] of [juiste synoniem 2] beter zijn. Welke zou jij voorstellen?

Als je een vriendschappelijke relatie met deze persoon hebt, dan kan een beetje humor vaak de angel eruit halen.

Ik ben soms een idioot als ik gehaast e-mails verstuur :( Moet eraan denken dat niet meer te doen.

De meeste mensen accepteren dat communicatie moeilijk kan zijn. Wees openhartig en vriendelijk in de interactie. De beste maatstaf voor mij is hoe ik zou reageren als de e-mail naar mijn partner was gestuurd. Als je dat zou accepteren, dan is de toon gepast.