Hoe kan ik de tijd op mijn smartphone controleren zonder zelfingenomen over te komen?

Ik kom uit België, ik weet niet of er veel culturele verschillen zijn tussen onze landen maar ik vind de reactie van de donor onprofessioneel en misplaatst. Ik vind het nogal onbeleefd om zoiets te zeggen, en ik denk dat het ieders goed recht is om gewoon de tijd te controleren.

Bovendien kan de donor niet weten waarom je je telefoon hebt gecontroleerd. Misschien verwachtte u een belangrijke sms of e-mail. Er kunnen tientallen belangrijke redenen zijn om je telefoon te controleren, die hij allemaal niet hoeft te weten. Voel je dus niet te veel alsof jij degene bent die iets slechts doet.

Ik zal proberen om de interpersoonlijke kant van de zaak wat meer uit te breiden. Hoewel ik denk dat je niets verkeerds hebt gedaan, is het een moeilijk scenario om een brug te slaan met de andere partij. Ik zeg dit omdat ik denk dat niet jij het bent die zichzelf belangrijk vindt, maar zij. Daarnaast denk ik ook dat wanneer iemand aanstoot neemt aan zo'n kleinigheid, hij (in mijn persoonlijke ervaring) meer geneigd is om kritiek te nemen in een defensieve of anderszins niet productieve/ slechte manier. Dus ik stem tegen het bespreken van dit met hen.

Dat laat natuurlijk niet veel andere, eenvoudige oplossingen over. Zoals Incog in hun antwoord aangaf kun je ervoor kiezen om je te verontschuldigen voor de badkamer of om iemand anders te laten sms'en.

De kern van het probleem lijkt te liggen in het feit dat andere mensen op een zijspoor worden gezet. Wat dat betreft kun je proberen om iedereen weer op het goede spoor te krijgen. Merk op dat zelfs als je dit zo zachtaardig/ vriendelijk mogelijk brengt, sommige mensen hier misschien toch aanstoot aan nemen. Uw donor is het soort persoon dat ik zou raden om dat te doen.

Om het ter sprake te brengen, stel ik voor dat u het ofwel heel zachtjes en vriendelijk brengt, ofwel er humor in gebruikt (als de situatie het toelaat). In mijn persoonlijke werkomgeving zou ik iets zeggen in de trant van “Oké jongens, laten we teruggaan naar de kwestie die nu aan de orde is, genoeg geklets”. Maar ik zie dat dit niet in alle omgevingen goed zou zijn.

Als de jouwe dit niet toelaat, probeer dan iets neutraalers en vriendelijker, iets als:

Excuseer me dames en heren (Misschien is dit te formeel?), maar we moeten terug naar het vergaderschema, we hebben slechts beperkte tijd ~~ en er zijn nog belangrijke dingen te bespreken. ~~ Er zijn nog andere dingen die we moeten bespreken (op voorstel van @Raidri).

Het helpt wel als je vergadering een schema heeft, punten moet aanpakken, zodat je dat als referentie kunt gebruiken.

Hoe voorkom je dit in de toekomst, met technische middelen.

Ik heb een fitbit, en het vertelt me ook het uur, het is vrij eenvoudig om er op te tikken en het uur op het scherm te zien verschijnen. Het is heel duidelijk maar toch duidelijk wit op zwarte tekst, zodat je het gemakkelijk kunt zien zonder je arm dichter bij je gezicht te bewegen, terwijl anderen misschien niet eens merken dat het scherm oplicht. Misschien is dit, of een ander soort van, een optie. Koop het echter niet alleen hiervoor, want het is vrij duur.

Ik heb ook een horloge en als ik het draag heb ik de gewoonte om het uit te doen en op zijn kant neer te zetten, voor me. Boven mijn notebook of naast mijn laptop. Ik doe dit omdat ik het gemakkelijk warm krijg en het gevoel van de polsband bij het schrijven en/of typen gewoon niet leuk vind. Op deze manier is het makkelijk om er snel overheen te piekeren om de tijd te krijgen.

Tenslotte heb je een heleboel pennen, ik vind nu geen link, maar ik weet dat er pennen met klokken in zitten. Meestal zijn deze ontworpen voor kinderen, en kleverig, maar het kan een andere oplossing voor uw probleem zijn.

Er zijn hier veel antwoorden, maar één ding dat in de meeste lijkt te ontbreken is de relatie tussen een vrijwilliger en een donateur als het gaat om het runnen van een goed doel.

Ik heb redelijk wat ervaring met het werken met beide groepen in een professionele omgeving in de Verenigde Staten (dus er kunnen wat culturele verschillen zijn), en ik ben meerdere problemen tegengekomen waarbij donateurs, bij gebrek aan een betere term, zich gerechtigd voelen om dingen te runnen omdat ze bereid zijn om geld te geven. Sommige donoren hebben managementvaardigheden waardoor dit geen probleem hoeft te zijn. Anderen… hebben dat niet.

Het beheren van donateurs is een groot aandachtspunt achter de schermen voor alle liefdadigheidsinstellingen. Veel beslissingen die anders vanuit zakelijk oogpunt als ondeugdelijk zouden worden beschouwd, worden uitsluitend genomen om de donateurs tevreden te houden. Hoe meer geld deze donateurs aan de liefdadigheidsinstelling geven, hoe meer het proces wordt aangepast om deze personen tevreden te houden.

Dus hoewel de donor in jouw situatie zowel onbeleefd als onprofessioneel was, is dat niet iets wat ik voorstel aan te pakken, tenzij je echt niets geeft om het succes van de liefdadigheidsinstelling… wat onwaarschijnlijk lijkt omdat je bereid bent vrijwilligerswerk te doen.

Wat ons bij jouw rol brengt.

Als vrijwilliger, terwijl de donateurs je misschien niet waarderen, is de kans zeer groot dat de mensen die de dagelijkse gang van zaken van het goede doel beheren veel waarde hechten aan jou en je tijd. Donateurs (of liever gezegd, hun geld) zijn de levensader van liefdadigheidsinstellingen, maar vrijwilligers zijn de kracht om dat geld goed te gebruiken.

Je tijd is waardevol, en als het goede doel goed geleid wordt met een toegewijde administratieve staf, zullen ze dat erkennen. Zelfs als het de donateurs niets kan schelen, zal het personeel van de liefdadigheidsinstelling dat wel doen, en zij zouden bereid en in staat moeten zijn om hulp te bieden.

Dus, om je situatie aan te pakken…

Het eerste wat ik je aanraad is te proberen wat tijd vrij te houden tussen deze bijeenkomsten en andere afspraken of verplichtingen die je misschien hebt. Dat is niet altijd mogelijk, maar het is de moeite waard om te proberen een andere afspraak te maken als de voorgestelde tijd te dicht bij iets anders ligt dat je moet doen, vooral voor heel korte (30 minuten) vergaderingen. Zelfs als het antwoord is “nee, dat is de enige tijd die werkt”, heb je al vastgesteld dat het tijdstip ongelegen komt voor jou, en door te komen opdagen, ben je genereus (onthoud: als vrijwilliger is jouw tijd ook waardevol ).

Dit zet de toon voor de tweede aanbeveling, die is om verwachtingen op voorhand. Dit is niet alleen voor de organisator van de vergadering; je moet ook je eigen verwachtingen stellen. Heb je enige flexibiliteit als een vergadering uitloopt? Ben je bereid om laat te blijven, als de vergadering uitloopt door onduidelijkheden? Wat als de vergadering uitloopt door een discussie die wel degelijk over het onderwerp gaat en relevant is voor het gestelde doel? Hoe lang kunt u blijven?

De uitkomst van deze vragen zou je harde stop moeten zijn. Wat is de uiterste tijd dat u aanwezig kunt zijn voordat u zich excuseert?

Je beste kans is om de organisator van de vergadering van tevoren in te lichten. Ervan uitgaande dat dit niet de donor is, maar iemand die regelmatig werkt om de liefdadigheidsinstelling te runnen, dan zouden zij het feit bij moeten houden dat je misschien weg moet als de vergadering uitloopt.

Idealiter, als je harde stop binnen een uur voor het einde van de vergadering is, en de vergadering heeft een geschiedenis van uitlopen, zal de organisator van de vergadering dit aan het begin van de vergadering aankondigen. Zo niet, dan kun je het gewoon zelf aankondigen:

Ik wilde alleen even melden dat ik om x uur een harde stop heb.

Dit zal waarschijnlijk niet tot conflicten leiden, omdat donoren doorgaans begrip hebben voor conflicterende agenda’s (zelfs donoren die momenteel met pensioen zijn) en verplichtingen.

Als je eenmaal hebt vastgesteld dat je niet langer dan een bepaalde tijd kunt blijven, heb je een heel goede reden om de klok in de gaten te houden (hoewel arp’s suggestie om een alarm-app te gebruiken een uitstekende is.

Als je zegt: “Ik moet om 15.00 uur weg”, en om 14.15 uur kijk je op je horloge, dan kan de donateur niet echt veel kracht halen uit de opmerking: “Als je ergens belangrijker moet zijn, aarzel dan niet om weg te gaan.” Jij (of het personeel van het goede doel) hebt hen al verteld dat je ergens anders moet zijn.

Zelfs als je niet begonnen bent met het noemen van een harde stop, kun je er zeker over beginnen als het lijkt alsof de discussie van het onderwerp is geraakt. Wat voor mij meestal werkt is om te beginnen met het belang van wat er gezegd wordt te bevestigen, maar erop te wijzen dat er een belangrijker onderwerp is dat besproken moet worden, evenals een tijdslimiet:

Dit zijn allemaal heel goede punten, en we moeten ze doorwerken om ze op te lossen, maar het primaire doel van deze vergadering was om x te bespreken, en ik denk dat we misschien van dat onderwerp zijn afgedwaald. Ik heb eigenlijk nog een afspraak over 45 minuten, dus misschien kunnen we hier op een later tijdstip op terugkomen, zodat we er zeker van kunnen zijn dat we x opgelost krijgen in de tijd die we hebben?

Aangezien u geen goede reden hebt opgegeven om de vergadering op tijd te beëindigen, kan ik alleen maar zeggen dat het controleren van de klok om de klok te controleren onbeleefd is. Als je niet de coördinator bent dan heb je geen enkele reden om de aanwezigen schuldig te verklaren voor het overlopen van de tijd.

In jouw exacte situatie was de alleen aannemelijke en niet-aanstootgevende reactie die je had kunnen geven:

Mijn excuses, ik dacht dat ik mijn telefoon voelde trillen en wilde er gewoon zeker van zijn dat het niet iets belangrijks was.

• *

Als je echt ergens moest zijn dan had dit het gekriebel kunnen verzachten:

Mijn excuses, ik heb xyz verplichting om 2:30 uur, maar ga alsjeblieft verder met de vergadering zonder mij.

Dit werkt net zo goed als wanneer u uw tijd niet meer wilt verspillen met een off-topic meeting gesprek zodat u een verplichting kunt verzinnen of het meer algemeen kunt maken zoals:

Mijn excuses, ik moet me wel verontschuldigen om 2:30 maar ga alstublieft verder met de vergadering zonder mij.

• *

De volgende keer, als u ergens moet zijn, vermeld dan bij het begin van de vergadering:

Mijn excuses, maar ik zal me om 2:30 uur moeten verontschuldigen om x, y, en z.

• *

Ik heb verschillende “30-minuten” vergaderingen bijgewoond die in 1-2 uur overtroffen zijn; wen er maar aan en plan het ook in.

Er zijn hier verschillende nogal aparte kwesties:

• de neiging van vergaderingen om verder te gaan dan de geplande tijd
• de noodzaak om extra aandacht te geven aan onderwerpen die uw donor wil bespreken
• uw wens om uzelf te verontschuldigen van vergaderingen op een tijdige manier zonder de VIP’s te beledigen - de technische kwestie van het subtiel leren hoe laat het is.

De technische kwestie is het makkelijkst en het minst interessant - houd uw telefoon in uw zak en gebruik een wekkerapplicatie of een privémeetingsbericht om het te laten trillen in een bepaald patroon op een bepaald tijdstip. (Ik ga ervan uit dat je een specifieke concurrerende verplichting hebt voor je tijd in plaats van alleen maar de drang om een te lange vergadering te ontvluchten als je kunt.)

Vergaderingen op de rails houden en binnen de toegewezen tijd is een veelbesproken algemeen werkplaatsprobleem. Het kan de moeite waard zijn om de kwestie aan de orde te stellen bij de voorzitter van een wandelende vergadering om te zien of zij ideeën hebben voor beter gerichte vergaderingen. Een tactiek die ik goed heb zien werken is het opsplitsen van wandelbijeenkomsten in kleinere sessies, zowel om de focus te behouden als om het publiek te verkleinen.

Een andere mogelijke oplossing is om te herkennen wanneer een gesprek verder gaat dan het hoofdonderwerp van de bijeenkomst en er geen volledig quorum meer nodig is. Als de voorzitter zegt “degenen die niet aan project X werken zijn verontschuldigd”, dan kunnen degenen voor wie de vergadering niet meer relevant is, vertrekken.

Gracieus uitstellen naar de wensen van belangrijke mensen is een vaardigheid waar iedereen van kan profiteren. Als de primaire donateur van uw organisatie beledigd is als de medewerkers niet geïnteresseerd zijn in het horen van hun mening, dan moeten de medewerkers beleefd gaan zitten en luisteren. (Dit is een speciaal geval van De Gouden Regel: “zij die het goud heeft, maakt de regels.”) Als uw donateur echt uit de toon valt, moet het senior management proberen een manier te vinden om de kwestie tactvol en privé aan de orde te stellen.

Wat betreft het gracieus uit de vergadering komen, dat hangt veel af van uw kantoorcultuur. Het is één ding om je te verontschuldigen voor het feit dat je een vergadering aan het einde van de dag moet houden als je een bus moet halen of kinderen moet laten wachten op de dagopvang, en een ander ding om gewoon weer aan het werk te willen gaan. Je kunt proberen iets te zeggen als “als ik hier niet meer nodig ben wil ik graag terug naar (een of andere taak)”, maar dat laat je niet veel ruimte voor verhaal als je verteld wordt dat je nodig bent om te blijven, en kan je buiten de lus laten bij belangrijke beslissingen en taken.

Ik heb gewerkt in een heleboel verschillende organisaties met wild verschillende benaderingen van vergaderingen - wat goed werkt op de ene plaats zal overkomen als onbeleefd in een andere, dus mijn ervaringen moeten worden afgemeten aan uw kantoor cultuur om te zien of ze zullen passen.

Controleer de tijd niet op uw smartphone.

Ik vind het in het algemeen onbeleefd om tijdens een vergadering op de smartphone te kijken (tenzij de context dat vereist, maar dat heb ik nog nooit zien gebeuren). Ik neem mijn telefoon niet mee naar belangrijke vergaderingen, of als ik hem niet buiten de vergaderzaal kan laten, zet ik hem uit.

Geef een polshorloge of vergader in een kamer met een wandklok. Het is veel subtieler om op een polshorloge (of zelfs een wandklok) te kijken dan op een smartphone. Ik kan subtiel de tijd op mijn horloge controleren zonder zelfs maar mijn hoofd te draaien, door alleen maar mijn ogen een fractie van een seconde te bewegen. De andere partij zal het waarschijnlijk niet merken, maar zelfs als ze het wel merken is het minder opvallend en minder aanstootgevend dan het pakken van een smartphone tijdens een vergadering.

Ervan uitgaande dat je enige flexibiliteit in de tijd hebt: Haal je telefoon op en stuur een sms naar “wie” je ook ontmoet, laat ze weten dat je een beetje laat zult zijn. U kunt gemakkelijk de tijd controleren tijdens dit. Als een van de andere mensen op de vergadering vragen wat je doet kun je eerlijk zeggen: “Ik denk dat we een beetje te laat gaan, en ik wilde alleen maar "wie” laten weten dat ik een paar minuten te laat zou zijn.“

Dit laat je de tijd controleren, is beleefd om uw volgende afspraak, en suggereert ook dat de huidige vergadering is belangrijk voor u (je bent bereid om te laat te zijn voor een andere om te blijven op deze ene recht?!)

Wanneer je belangrijke mensen ontmoet (die belangrijk zijn voor jou of je zaak) moet je vooruit plannen dat ze misschien overuren maken. Idealiter zal het je helemaal niet storen, dus je hebt geen behoefte om de tijd te controleren.

Als je iets universeel begrijpelijk belangrijk hebt (zwangere vrouw met verwachtingen van de bevalling op eender welke dag nu of gelijkaardig), vermeld het dan gewoon van tevoren dat je op korte termijn zou kunnen vertrekken als gevolg daarvan.

Als je iets hebt dat “gewoon duur” is (zoals een vliegtuig dat je moet halen), vermeld het dan terloops op een geschikte tijd en heb een timer die je informeert wanneer je moet vertrekken, sta dan rustig op, verontschuldig je en ga weg. Daar hoeft ook niemand anders voor te vertrekken.

Denk er maar eens over na: Als je de tijd controleert en je ziet dat je overuren maakt: Wat zou je dan doen? Vertrekken? Dan is het belangrijk genoeg. Blijven? Controleer dan niet de tijd.

Andere respondenten noemden het kijken naar je horloge voor de tijd, omdat dit minder merkbaar zal zijn dan het kijken naar je smartphone. Wat nauwelijks merkbaar zal zijn, is het kijken naar het horloge van de ander voor de tijd. Je kijkt nog steeds in hun algemene richting, en het is normaal om elkaar niet in het gezicht te kijken gedurende de hele vergadering. Natuurlijk zal dit afhangen van de andere persoon die daadwerkelijk een horloge draagt…

Je hebt twee problemen - 1) het controleren van de tijd, en 2) het feit dat de vergadering overloopt. Voor beide problemen geldt dat als je ergens moet zijn, het niet onprofessioneel is om ervoor te zorgen dat je al je verplichtingen nakomt. Onprofessioneel is het toestaan van jezelf te laat te zijn voor je volgende afspraak omdat iemand te lang heeft gerammeld in deze. Voor het beste resultaat, laat het hen weten aan het begin van de vergadering.

“Julie, gewoon een kop op, ik heb een harde stop om 1:30 om me voor te bereiden op mijn 1:30 met de Johnston-account.”

Voor momenten dat je geen conflict hebt, maak je geen zorgen over de tijd. Concentreer je op je cliënt. Kijken naar de tijd dat je niet ergens moet zijn is niet alleen “ongeduldig kijken” - het is ** eigenlijk ongeduldig zijn**! En tenzij u een verbazingwekkend klein beetje handigheid hebt, is er geen vlotte manier om een telefoon uit uw zak te trekken om de tijd te controleren. U zult een klok in de kamer moeten installeren of een horloge moeten krijgen om een piek makkelijker te besluipen.

Ik dacht dat ik een sms kreeg. Ik hoefde alleen maar te controleren of het niet dringend was.

Je ziet er misschien een beetje schilferig uit, maar als ze je erop drukken, kun je net zoiets zeggen als

Ik moet voor [familielid] zorgen, en als er een of ander noodgeval opduikt, moet ik het kunnen afhandelen.

Anders, als je vrijwilligerspositie onbetaald is en je bent op dit moment op zoek naar betaald werk, kun je gewoon zeggen

Ik moet mijn telefoon kunnen controleren voor het geval ik gecontacteerd word door een potentiële werkgever.

(Jongens/Folks/Heren,…) Excuseer me even…!

• Outcome A: De anderen negeren je gewoon of knikken zachtjes en gaan door met de chit-chat. Al goed. Controleer de tijd eens buiten. Als je echt een andere afspraak hebt, zeg het dan gewoon als je terug bent; elk IPS-probleem is voortaan van hen, niet van jou. Een “donor” voor het goede doel zou niet willen lijken te spottend op een soortgelijk doel (elke andere “verloving” die je zou hebben is zeker ook gerelateerd aan het goede doel).

• Outcome B: De vragen lijken (goedaardig of vijandig). Leg uit dat je met iemand moet overleggen over een dringende update waar je op wachtte met betrekking tot “Liefdadigheidsproject Y”. Natuurlijk moet die iemand (je vertrouwde collega, bijvoorbeeld) in staat zijn om een back-up te maken van je “excuus” voor het geval ze de kamer binnenwandelen terwijl je weg bent (“ah ja, daar ben ik ook voor” of iets dergelijks). Nogmaals, een “donateur” voor liefdadigheid zou niet graag spottend op een soortgelijke zaak willen lijken, dus je moet je zonder enig drama verontschuldigen. (Vanaf hier zou het vergelijkbaar moeten zijn met Outcome A).

• Outcome C: Hostility. Niet je IPS probleem. Iedereen die (beleefd) heeft gevraagd om verontschuldigd te worden, verdient een kans om het uit te leggen. Het kan zijn dat je gewoon moet leven met deze zelfbelangrijke donor (je helpt de liefdadigheidsinstelling op die manier). Uw beleid op de werkplek en/of de lokale wetgeving zal u leiden over de mate van dergelijk wangedrag dat u kunt tolereren, waardoor het een veiligheidskwestie op de werkplek wordt. Ik weet dat het lastig wordt gezien de context van liefdadigheid, maar u bent de beste beoordelaar als de situatie zich ontwikkelt van een slechte dag op het werk tot een veiligheidskwestie of een probleem met de rechten van werknemers (en hoeveel van het grijze gebied daartussen u veilig kunt betreden zonder dat u zichzelf extreem onder druk zet).

De meeste antwoorden zijn gericht op hoe dit in de toekomst kan worden voorkomen. Ik wil er alleen maar aan toevoegen dat je hun bluf moet noemen. Dat wil zeggen dat als ze zeggen “als je ergens anders moet zijn dan ben je vrij om te vertrekken” dan zeggen “dank je wel eigenlijk heb ik een belangrijk gesprek/vergadering/afspraak/alles te bereiken in een paar minuten” en dan vertrekken. Uiteraard laat je ze je na deze stap niet in de pauzekamer ontspannen betrappen, maar vermoedelijk heb je nog ander werk te doen en gaat de donor na de vergadering naar huis, dus daar is weinig kans op.

Je kunt deze kaart niet vaak spelen, dus de andere tips om dit te vermijden zijn goed.