Hoe kan ik voorkomen dat ik neerbuigend overkom als ik een collega vertel dat ik op dit moment niet aan een probleem kan werken?

Ik denk dat jouw probleem hier het woord “luxe” is. Niet alleen zou de lijn net zo goed vloeien als je er mee stopt, maar het insinueert dat de persoon die je e-mailt het niet zo druk heeft als jij. Het wordt waarschijnlijk opgevat als “niet iedereen heeft de luxe van vrije tijd op het werk zoals jij,” wat ik denk dat je niet probeert over te brengen.

In plaats daarvan zou die regel herschreven kunnen worden (door de overbodige “momenteel” en “nu” eruit te halen) als:

Hi Bob,

Ik kan nu niet naar het probleem kijken omdat ik het erg druk heb met een project met hoge prioriteit.

Echter, zelfs dit kan als beledigend worden opgevat! Helaas zijn mensen niet zo leuk om mee te werken als machines. Er is geen bob.reply(ggiaquin16.busy, false); methode om te bellen. *Hoewel het goed is om emoties te verwijderen en je werk e-mails objectief te houden, moet je ook voorzichtig zijn om niet emotieloos te zijn - er is altijd ruimte om beleefd te zijn! *

Als zodanig zou ik eigenlijk de lijn verder aanpassen om een verontschuldiging toe te voegen, want dat is het beleefde ding om te doen als je ongemak veroorzaakt. Dit zal ook leiden naar de rest van je e-mail waar je dingen suggereert die je kan doen ondanks dat je bezig bent.

Hi Bob,

Sorry, maar ik kan nu niet naar het probleem kijken omdat ik het erg druk heb met een project met een hoge prioriteit. Echter, … {helpende dingen hier}

Ik weet dat je zegt dat je geniet van “cutting the fluff” (en ik kan het vertellen!) maar de toevoeging van die eerste 2 kleine woordjes maakt het verschil als het om menselijke interactie gaat.

• *

Ik wil er graag aan toevoegen dat ik liever gebruik maak van spraakfiguren in e-mails als deze. Ik mag dus zeggen:

Hi Bob,

Sorry, maar ik kan nu niet naar het probleem kijken ** omdat mijn emmer vol is** met een project van hoge prioriteit. Echter, … {helpende dingen hier}

(nadruk op het figuur van de spraak)

Echter, je moet voorzichtig zijn met dit. Terwijl een goed begrepen figuur je e-mail misschien beter laat ontvangen, zal een misbruikt figuur je pijn doen. Dit is wat er gebeurt met uw “luxe” gebruik in de originele e-mail.

Je moet werken aan je schriftelijke communicatievaardigheden.

Logisch en feitelijk zijn heeft er niets mee te maken. Je suggereert dat je in je e-mails niet zo logisch en feitelijk als tactvol kunt zijn. Dat is gewoon niet waar.

Laten we eens kijken waarom het voorbeeld verkeerd was:

de luxe van tijd

De tijd die je aan je werk besteedt is geen luxe. Deze zinsnede impliceert dat iedereen die de middelen kan sparen om de klus te klaren op de een of andere manier een luxe klus is terwijl je wegwerkt.

Je zegt ook:

Ik probeer een project met hoge prioriteit te klaren

Dit impliceert dat het verzoek van Bob je inspanningen om een klus te klaren die je beweert meer waard is dan het werk van Bob, schaadt.

Knip dat uit. Deze details zijn slechts uw mening. Je beweert dat je niet van pluis houdt, maar met woorden als “luxe” en met inbegrip van het belang van je werk is pluis.

Als je eenmaal onbelangrijke details hebt uitgeknipt, richt je je op het overbrengen van een vriendelijke omgeving.

Proper, beleefde communicatie is onderdeel van je werk. Politiek klimaat is irrelevant.

Focus op positieve zinnen:

Hoi Bob, ik zou wel willen, maar ik zit op dit moment vast in een ander project. Kan deze taak wachten tot ik een beetje bevrijd ben? Misschien in [X] [dagen/uren]?

Inclusief specifieke data en tijden helpt Bob om te bepalen dat je e-mail oprecht was. Als je gewoon antwoordt “Ik heb geen tijd”, zal het overkomen als “Ga weg en val me niet lastig”. Simpel gezegd maakt dat je een slechte werknemer.

Dit advies is niet specifiek voor je werk. Uw bedrijf zou geen aangewezen rollen moeten hebben voor deze e-mails omdat hun werknemers niet in staat zijn tot goede menselijke interactie.

• *

Inspannende opmerking: Zie de feiten onder ogen. Uw e-mail was neerbuigend. Je wilde het niet doen. Dat is prima. Fouten gebeuren. We zijn hier om te leren. Maar je moet de feiten hier accepteren zodat je verder kunt gaan.

Helppe Tips:

• Feiten zijn niet altijd nuttig. De prioriteit van je werk is irrelevant, tenzij het specifiek gevraagd wordt, zelfs als het waar is. Neem ze alleen op als het nodig is, nooit eerder.
• Als je je bedoelingen niet overbrengt, stel je je woorden open voor interpretatie. Zeg altijd wat je bedoelt en leg je ratio uit als die dubbelzinnig is.
• Een beetje “pluis” gaat een heel eind voor beleefdheid. Het is echter niet echt pluis. Het gebruik van woorden in tekst die je emoties verklaren zijn een substituut voor Lichaamstaal, en zijn zeer belangrijk als ze waarde toevoegen aan de interpretatie van de andere persoon.
• Tekst heeft toon. De Engelse taal is groot genoeg om jezelf uit te drukken. Gebruik het verstandig en houd rekening met je cultuur, evenals met Connotatie . Als je tekst zo beknopt is dat hij je bedoelingen verliest, is hij niet beknopt, maar lappend.
• Niemand heeft het vermogen om je gedachten te lezen via zijn computer. Het enige wat ze hebben is wat je schrijft. Ze zijn niet verplicht om je bedoelingen te achterhalen. Als je ze dit laat doen, kun je niet alleen in de problemen komen als ze het verkeerd opvatten, maar je verspilt ook hun tijd met het proberen te ontleden.
• Sommige mensen zijn hier beter in dan anderen. Als je voortdurend moeite hebt om jezelf via e-mail te uiten, zoek dan een manier om met de andere persoon face-to-face te praten.

Als je echt niet probeert neerbuigend te zijn, dan moet je samen met je baas met manieren komen om je e-mails te herformuleren. Bijvoorbeeld, in plaats van mensen te vertellen dat je

“niet de luxe van tijd hebt om nu naar de kwestie te kijken”

zou je baas kunnen voorstellen om iets te zeggen als

Ik werk aan een project met hoge prioriteit dat ik niet kan onderbreken. Kunt u alstublieft contact opnemen met (mijn baas) met deze zaak en hem laten vertellen welke prioriteit hij er aan moet geven?

Met andere woorden, u vertelt de afzender niet dat hun probleem onbelangrijk is (wat uw oorspronkelijke e-mail suggereerde). In plaats daarvan zeg je dat je baas zal moeten bellen of het redelijk is om te veranderen waar je aan werkt.

Een andere benadering die je zou kunnen proberen is dat wanneer je zo'n e-mail schrijft, je je probeert voor te stellen dat je het oorspronkelijke verzoek hebt verstuurd, en dat het verzoek belangrijk is voor je werk. Wat zou je vinden van het antwoord dat je stuurt?

Een paar stukjes lijken me problematisch aan dat fragment:

• De zinsnede “de luxe van tijd” zou kunnen impliceren dat je denkt dat het omgaan met dit probleem slechts een “luxe” is, terwijl de andere persoon het misschien als een noodzaak zou kunnen beschouwen. Vanuit hun oogpunt heb je net iets verontrustends geminimaliseerd. Ik zou dit persoonlijk beledigend vinden; het is toch niet echt een “luxe” om werk gedaan te krijgen? Als je deze algemene zin wilt behouden, schakel hem dan misschien over naar gewoon

• Het einde “Ik probeer een project met hoge prioriteit klaar te krijgen” zou ook de verkeerde kant op kunnen gaan, om te impliceren dat de andere kwestie een lage prioriteit heeft. Misschien is dit een genereuze interpretatie, maar ik denk niet dat de formulering heeft geholpen. Ik zou het goed vinden, maar anderen - waaronder je collega - zouden dat misschien niet doen. Een mogelijke verandering in de formulering zou

zijn - De algemene beknoptheid ervan. Ik heb … misschien heb ik dit slecht gedaan in e-mails die ik heb geschreven, en ik heb de laatste tijd een punt gemaakt om dat op te lossen. Als die zin het alleen deel van de e-mail is die je hebt gewijd aan het aanpakken van die zorg, dan zal dat behoorlijk onbeleefd overkomen.

Naast het vervangen of verwijderen van die eerste twee problematische zinnen, zou ik willen voorstellen om dat uittreksel een klein beetje meer te verlengen.1 Je zou bijvoorbeeld kunnen toevoegen aan

Ik zal proberen dit te doen als ik meer tijd heb - voel je vrij om me over een dag of twee weer te e-mailen, als ik er voor die tijd niet aan toe kom.

laat zien dat je wel degelijk om het probleem geeft en zal helpen wanneer je dat kunt. Ik doe dit wanneer het mogelijk is. Het geeft de ander een goed gevoel omdat hij weet dat je het niet vergeten bent, het geeft je een goed gevoel omdat je een deel van de weg naar het helpen van iemand hebt afgelegd, en het geeft je baas een goed gevoel omdat medewerkers elkaar helpen en dingen voor elkaar krijgen. Het is een win-win-win!

Ook kan het geen kwaad om dit nog eens te zeggen tegen de collega, als je ze later ziet, en gewoon te herhalen waarom je nu niet kunt helpen, maar dat later wel zal kunnen.

Ik vind het typisch leuk om hier een beetje op in te gaan door te praten over wat ik in de toekomst ga doen. Zo heeft een laboratoriumpartner me onlangs gemaild met de vraag of ik de spectroscopiegegevens die we hadden gekregen al had geanalyseerd, en of zijn berekeningen goed leken te zijn. Hier is iets waar ik blij mee ben dat ik didn’t schrijf:

Nee, dat heb ik niet. Ik ben nu bezig met de wekelijkse probleemstelling.

In plaats daarvan heb ik iets geschreven in de trant van

Sorry, ik heb nog geen tijd gehad! Ik zal er morgen meer in detail op ingaan, maar als je de spectrale lijnen bij X, Y en Z nm controleert, kun je een goede diagnose krijgen of onze lijnen passen bij het model. Ik neem contact met je op als ik dit uitprobeer.

Dat is een beetje geruststellender dan de eerste keuze, toch?

Als je je manager wilt vragen om feedback op je volgende e-mail, is dat misschien geen slecht idee. Ze hebben je op een probleem gewezen, en ze laten zien dat je er aan werkt bouwt meer dan wat dan ook aan vertrouwen. Misschien is dit overkill en misschien ook niet; het is allemaal aan jou. Communicatie is echt belangrijk. Zorg ervoor dat je het goed doet.

• *

1 Je hebt duidelijk gemaakt dat je oorspronkelijke e-mail een paar alinea’s bevatte die over het probleem spraken! Dat is geweldig; het lijkt erop dat je dat goed hebt gedaan. Het feit dat ik maar een korte e-mail had, was in het begin mijn grootste zorg. Op dit punt hoef je je dus alleen maar zorgen te maken over de specifieke formulering, zoals ik aan het begin van het antwoord heb gezegd.

Het is neerbuigend omdat er staat “Mijn spullen zijn belangrijker dan jouw spullen.”

Een betere aanpak zou zijn om op een vrij neutrale manier te stellen dat je een huidige prioriteit hebt die aan jou is toegewezen door (welke autoriteit die prioriteit voor jou heeft ingesteld) en de aanvrager te vragen zijn verzoek te sturen naar (welke autoriteit je prioriteiten voor jou heeft ingesteld).

Het voordeel hiervan is dat het niet kan worden geïnterpreteerd als een macho wedstrijd tussen jou en de aanvrager. Het kan zijn dat de spullen van je baas belangrijker zijn dan die van die andere persoon, in dat geval is het aan je baas, niet aan jou, om dat op een sierlijke manier te communiceren. Of wie het ook is die je je prioriteiten heeft gegeven.

Het bespaart je een uitspraak die klinkt alsof je hun behoefte minder belangrijk vindt. Dat is wat er neerbuigend over was.

Hou dit ook in gedachten: Onnodig bloemrijk taalgebruik heeft vaak onbedoelde betekenissen.

“Ik ga dat niet kunnen doen voor de naam-van-projectdeadline” versus “Ik heb de luxe niet, mijn werk heeft een hoge prioriteit”. Voor iemand die “grotendeels op de logische/feitelijke kant loopt”, heb je daar een aantal onnodige boodschappen in opgenomen.

En je deed dat met taal die emotie oproept (“luxe” roept hedonisme op) en persoonlijk oordeel (je noemde hun werk bijna onbelangrijk) in plaats van naakte onbedachte feiten (je eenvoudige onbeschikbaarheid en gebrek aan vrijheid om te buigen).

Hou het simpel, gebruik kleine woorden, het zal minder snel leiden tot onbedoelde waarnemingen.

Hi Bob, ik heb op dit moment niet de luxe van tijd om naar de kwestie te kijken, want ik probeer een project met hoge prioriteit te doen.

Ik denk niet dat je op die manier naar je moeder of vader zou schrijven, of wel?

Zelfs als je dat zou doen, zou je op die manier schrijven als je een condoleancebrief zou schrijven (bijvoorbeeld aan een oorlogsweduwe)?

Het duidelijkste voorbeeld dat ik heb gelezen, van verschillende tonen op schrift, is Ursula LeGuin’s Bryn Mawr Commencement Address (1986) - ik raad aan dat al was het maar om te zien hoeveel afwisseling er mogelijk is - en hoe je kunt schrijven op een manier die bekend of dichtbij lijkt: in plaats van afstandelijk, en hooghartig, en proberen om emoties en persoonlijke relaties op lange termijn te verbergen en zo verder ten gunste van “objectieve waarheid”.

• *

Ook vroeg u dit niet (d.w.z. u vroeg alleen naar “toon”), maar de content is ook niet bijzonder nuttig: het leest als kritiek (d.w.z. “u neemt mijn tijd”) maar niet als constructieve kritiek (d.w.z. wat zouden ze in plaats daarvan moeten doen? ) – je hebt de lezer in een impasse achtergelaten.

Het is misschien nuttiger om iets te zeggen als: “Ik ben bang dat het me ongeveer 8 uur kost om dit goed te onderzoeken voordat ik antwoord geef – als je dat wilt, kun je dit dan inplannen met mijn manager? Want ik denk niet dat ik anders de tijd kan vinden.”

Je reactie komt wel neerbuigend over, meestal omdat het een “stop met me lastig vallen ik heb hier geen tijd voor” soort vibe geeft die misschien wel is hoe je je toen voelde.

Het is gemakkelijk om dat in je communicatie te laten kruipen, zelfs als je het niet zo bedoelt.

Ik denk niet dat je het moet opfrissen of de persoon die je gemaild heeft, maar je kunt weglaten hoe je je voelt en feitelijk reageert:

Hoi Bob,

Ik ben bezig met X, als dit dringend is laat het mijn baas dan weten, anders kom ik er zo snel mogelijk aan.

Kort, lief, feitelijk, neutraal, en niet neerbuigend. De sleutel is om te zien hoe je je op dat moment voelt, en om alle aannames over hun kwestie achterwege te laten. Focus puur op wanneer je het kunt aanpakken en niets meer - dit is immers alles wat ze echt willen weten.

Dit geeft je baas ook de mogelijkheid om een beroep te doen op prioriteiten, aangezien er altijd de kans bestaat dat dit belangrijker is dan waar je mee bezig bent.

Dus, als je daar wilt blijven werken, heb je een echt probleem. Als je manager twee keer met je heeft gesproken over het feit dat je als onbeleefd wordt ervaren tegen collega’s heb je een probleem, een groot probleem, groter dan je technische probleem. Het probleem is niet hoe anderen je toon interpreteren, het probleem is met wat je schrijft.

De meeste andere antwoorden die al gepost zijn, zijn waar en hebben goede punten.

Hier zijn er twee die ik wil benadrukken:

1. Juist/logisch zijn is geen excuus voor je toon. Om het botweg te zeggen: je begint je manager er slecht uit te laten zien in zijn of haar baan.

2. 1. Je houding kwam eigenlijk wel door op de e-mail… accuraat. Wat je werkelijk dacht, maar niet van plan was te schrijven, kwam door naar die persoon. Het goede nieuws is - je bent hier niet zo slecht in als je dacht (niet sarcasme).

Mijn advies: De volgende keer dat je een e-mail moet schrijven naar iemand waar je je aan ergert, druk op antwoord, maak de To en CC vakjes leeg, schrijf dan de e-mail. Bewaar het als een ontwerp en zet iets op je kalender om er een uur later naar te kijken.

Nadat je kalmeert, herlees het. Als je er niet blij mee bent, herschrijf het dan. Herhaal het in een uur.

Als je er eenmaal tevreden mee bent - print het uit en breng het naar je baas. Zeg, zoiets als, “Ik weet dat ik eerder problemen heb gehad met mijn toon in e-mails. Kun je hier even snel naar kijken en zien of ik het beter heb gedaan?” Word niet defensief over wat hij/zij zegt - je wilt dit over een kans voor je om te leren - wees leerzaam!

Ik ben geweest waar je bent. Je bent mogelijk in veel grotere problemen dan je je realiseert.

Ik kreeg veel druk … terwijl ik ook wat voordelen gegijzeld hield op basis van [het project] voltooiing.

Ik weet niet wat dat betekent, tenzij ze zeggen dat je geen PTO kunt nemen totdat je klaar bent. Hoe dan ook, klinkt als een goede aparte vraag voor de werkplek.SE

HTH

Je hebt al een antwoord geaccepteerd, en de bewoording zelf is doodgezwegen door andere antwoorden, maar ik ga dit antwoord toch toevoegen omdat je het misschien nuttig vindt. Specifiek, ik heb 2 adviezen.

Eerst:

U heeft uw formulering als feitelijk bedoeld. Laten we zeggen dat het een neutrale toon heeft; dat is wat je bedoeld hebt. Dus waar kwam de negatieve toon vandaan toen de lezer het interpreteerde? Van de lezer, natuurlijk. Nu is de echte vraag “waarom?”. Je lezer had dit met een positieve of neutrale draai kunnen lezen. Hij had u het voordeel kunnen geven van de twijfel over de gepercipieerde negatieve bewoordingen. Dat deed hij niet.

Als ik e-mails lees, hoor ik vaak de stem van de schrijver in mijn hoofd. Met de gebruikelijke tonen en verbuigingen van de schrijver. Ik vermoed dat ofwel je F2F relatie met de lezer ofwel je reputatie op kantoor de lezer ertoe heeft gebracht je woorden negatief te interpreteren.

Dus naast alle andere adviezen over hoe je dit anders had kunnen verwoorden, stel ik voor dat je aan je relaties een reputatie werkt. In het bijzonder, begin met naar de lezer te gaan, en je te verontschuldigen voor het feit dat je hem van streek hebt gemaakt of dat je zijn project lijkt te denigreren. Begin dan te letten op je F2F interacties (in vergaderingen, in de pauzekamer, de zaal, …) en zorg ervoor dat je niet altijd afgaat als Dr. No. Zoek naar mogelijkheden om expliciet aardig te zijn.

Ten tweede:

Een wijze man vertelde me eens dat je bijna alles kunt zeggen als je het met een glimlach zegt. Dus denk er eens over na om in smiley gezichten aan je e-mails toe te voegen als de toon misschien verkeerd is opgevat. En als je vervolgens opnieuw leest en vindt dat de smiley face op gespannen voet staat met de woorden, dan is het een hint om de formulering te herwerken.

Ik gok dat Bob de hand reikte niet omdat Bob verwacht dat je alles laat vallen, maar omdat hij moet weten wanneer het wordt bekeken en gedaan.

“Hoi Bob, het probleem dat je hebt gemeld staat in onze werkwachtrij en zal worden onderzocht door {ETA}, en op basis van de bevindingen zal dan een ETA voor oplossing worden verstrekt.”

Het ontbreken van een ticketsysteem, projectmanagers, of zelfs teamleiding wordt ieders verantwoordelijkheid om het werk te beheren en te communiceren met de belanghebbenden. Het is niet nodig om uit te leggen waarom concurrerend werk prioriteit heeft boven Bob’s verzoek totdat Bob terugkomt met een antwoord dat aangeeft dat hij verwacht dat dingen sneller zullen gebeuren dan u heeft aangegeven.

In de tussentijd dient u uw manager te raadplegen, zodat als Bob zich terugtrekt, u bereid bent om een passend antwoord te geven dat uw baas zal ondersteunen. Dit is echt een werkplek kwestie dus ik ga hier niet verder op in en ga terug naar de gebruikte communicatiestijl.

Zeggen dat je niet de “luxe van tijd” hebt zal slecht worden ontvangen omdat het impliceert dat je de enige in het bedrijf bent die met ballen moet jongleren. Dit zal waarschijnlijk ook worden ontvangen omdat je wrok hebt tegen Bob. Hoewel je niet hebt gezegd “Ik heb niet de luxe van tijd zoals jij”, zal de ontvanger dat waarschijnlijk invullen in het bericht.

Uitleggen dat Bob’s verzoek minder belangrijk is dan ander werk schrikt de ontvanger waarschijnlijk verder af. Er zijn betere manieren om het te verwoorden, maar ik denk echt dat je er niet naartoe hoeft te gaan totdat Bob terugkomt om het verzoek te bespoedigen.

Maar als je naar die brug komt, zou dat antwoord zoiets moeten zeggen als “Ik begrijp dat dit belangrijk is voor jou en het is ook belangrijk voor ons. De uitdaging is dat er een ander project is vastgesteld dat direct voorrang heeft op dit soort verzoeken.”

Ik zou op dat moment niet verder in detail treden en wachten om te zien of Bob verder terugkomt. Maar als dat gebeurt, is het tijd om Bob door de echte zakelijke impact van zijn verzoek heen te praten. Het is mogelijk dat uw begrip van het probleem ertoe heeft geleid dat u en uw team het belang ervan onderschatten. Als dat het geval is, moet u misschien echt prioriteit geven aan het verzoek van Bob. Maar als u Bob door de zakelijke impact van zijn verzoek heen praat, zal het Bob ook helpen om te begrijpen dat het echt niet hoger ligt.

Nog een paar andere tips om op te noemen. Blijf in alle communicatie uit de buurt van woorden en zinnen die agressief zijn en gericht op Bob. Bijvoorbeeld, verwijzend naar de kwestie als “jouw” kwestie of probleem (Je hebt dit niet gedaan, alleen maar een voorbeeld maken van wat agressieve bewoordingen zouden zijn). Gebruik empathie voor Bob’s positie en waarschijnlijk zal Bob ook empathisch zijn voor de positie waarin u zich bevindt. Gebruik woorden en zinnen die een beeld geven van u en Bob die in hetzelfde team zitten om dit probleem samen op te lossen zonder de zaak elders te schaden.

Bob geeft misschien niet al te veel om het concurrerende project. Laat je eenden op een rijtje zetten, zodat als dit escaleert omdat jij en Bob het niet eens kunnen worden over de prioriteit ten opzichte van het concurrerende project, de beslissing in jouw voordeel uitpakt als het wordt geschopt naar mensen die wel om beide geven. Als dat gebeurt, wilt u Bob om na te denken over uw interacties is geweest dappere pogingen om te helpen Bob te voorkomen dat die escalatie mislukt; en niet spike de voetbal wanneer dat gebeurt. Neem het in plaats daarvan als een leermoment met als doel de volgende Bob te helpen om datzelfde resultaat te voorkomen.

Veel andere antwoorden wijzen er al terecht op waarom wat u zei onbeleefd klonk. Ik wil een meer fundamentele kwestie aan de orde stellen. Er is een regel in de communicatie die zegt dat de verantwoordelijkheid voor het begrijpen van de boodschap niet een verantwoordelijkheid is die gelijkelijk wordt verdeeld tussen de afzender van de boodschap en de ontvanger. In plaats daarvan ligt de verantwoordelijkheid voor een duidelijke en ondubbelzinnige boodschap uitsluitend bij de afzender van de boodschap. Het is niet aan de ontvanger van het bericht om te proberen te bepalen wat je bedoeld hebt. Als iets in je bericht op verschillende manieren kan worden geïnterpreteerd, geef de ontvanger dan niet de schuld als hij het op een andere manier opvat dan je bedoeld hebt.

In je vraag lijkt je je acties te willen verantwoorden als “de pluisjes eruit snijden”, maar het probleem is dat je als je dit doet je bericht korter kunt maken, maar dat je de dubbelzinnigheid van het bericht vergroot als je dat doet. De juiste hoeveelheid effectieve redundantie in een bericht verhoogt de kans dat de ontvanger de betekenis van het bericht zal interpreteren zoals u het bedoeld heeft. Als u ervoor kiest om dat niet in het bericht op te nemen, dan bent u verantwoordelijk voor het feit dat de ontvanger een ander bericht heeft gekregen dan het bericht dat u bedoeld heeft. Het is duidelijk dat er momenten zullen zijn dat de ontvanger het bericht verkeerd zal begrijpen, wat u ook doet, maar u moet proberen dat te minimaliseren.

Verbale verzachters en beleefdheid gaat een heel eind in de richting van het creëren van de juiste sfeer waarin de ontvanger uw e-mail niet als onbeleefd zal melden, zelfs als ze het gevoel hebben dat het onbeleefd was. Als u ervoor kiest om deze weg te laten, doet u dit op eigen risico.

U lijkt te voorkomen dat u zich de situatie toe-eigent. Als je dit nu niet corrigeert, kan de volgende overtreding resulteren in het verlies van je baan, of een formele waarschuwing van een bepaalde soort. Ik raad je ten zeerste aan om dit te verhelpen zodat het niet meer gebeurt. Ik moedig u ook aan om te overwegen of het in uw eigen belang is om te blijven werken waar u nu bent. Voor mij lijkt het erop dat je manager je misschien zat is en je uiteindelijk gewoon uit de organisatie wil halen. Ik ben er niet, dus ik heb niet echt een manier om te weten of dit het geval is of niet, en daarom stel ik voor dat je deze mogelijkheid overweegt.

Misschien kun je de hulp inroepen van een vriend die daar werkt om je e-mails te laten lezen voordat je ze verstuurt.

De oplossing, hoewel het eigenlijk geen antwoord geeft op je vraag, is om het verzoek door te sturen naar je baas en hem te vragen om te beslissen of het een hogere prioriteit heeft dan het werk dat je momenteel doet. Als dat niet het geval is, kan hij kiezen om het werk toe te wijzen aan iemand anders binnen je team of om terug te gaan naar ofwel de persoon die vraagt om het werk te doen ofwel naar de manager van die persoon en uit te leggen dat de afdeling te druk is, op dat moment kunnen de managers het uitpraten of naar een meer senior manager gaan om te arbitreren.

Om een geldige werkvraag om te draaien en te beantwoorden op een “nee, ik ben te druk” manier zal nooit onbeleefd, neerbuigend of (in het beste geval) zwak overkomen. Als het werk gedaan moet worden dan sommige moet het doen.

Als het verzoek is niet geldig is (misschien omdat de persoon die het werk aanvraagt eigenlijk geen verzoeken van dit type zou moeten doen) dan zal het aankaarten bij je baas (en dus indirect de baas van de aanvrager) de situatie tegenhouden die zich opnieuw voordoet.